Hatékonyság

2 alkalmazás, ami nekünk bevált!

Írta:
Timi

Minden cégnél vannak olyan appok, melyek teljesen beépültek a mindennapokba és jelentősen megkönnyítik a munkafolyamatokat. Mi, a Selectornál, már számos alkalmazást kipróbáltunk, azonban kettő olyan van, amelyet tényleg minden egyes nap használunk a zökkenőmentes belső kommunikáció elősegítésére és a munkafolyamatok követésére. Most megmutatjuk, melyik ez a két applikáció, és, hogy mit tudnak!

2 alkalmazás, ami nekünk bevált

Slack: a gördülékeny belső kommunikációhoz

A hatékony kommunikáció elengedhetetlen az eredményes céges működéshez. A belső kommunikációnak gördülékenynek és egyszerűnek kell lennie, mind egyéni, mind csapatok szintjén. A legtöbb cégnél az e-mail az elsődleges kommunikációs csatorna, azonban célszerű egy olyan platformot kijelölni, melyen szabadabban folyhat a beszélgetés a munkával kapcsolatos teendőkről.

A Selector csapata a Slack nevű alkalmazásra esküszik, már több éve aktívan használjuk. A Slacken belül lehetőség van személyes, one-on-one beszélgetésekre, és csatornák létrehozására is, melyek különböző témák megvitatására szolgálnak. Az általános csatornában mindenkit érintő, céggel kapcsolatos változásokról, hírekről lehet írni, de célszerű létrehozni csatornákat a különböző szekcióknak, részlegeknek is.

A Slack kezelőfelülete
A Slack kezelőfelülete
Forrás: slack.com

A szöveges üzeneteken túl videókonferenciákat is le lehet bonyolítani a Slacken, így ehhez nincs szükség másik appra. A meetingeknél van lehetőség a képernyő megosztására is, melyre ceruzával lehet rajzolni, ezzel kijelölve a lényeges pontokat.

Az alkalmazás kinézete rendkívül modern és megnyerő, gyorsan meg lehet érteni a használatát. A színek testreszabására is van lehetőség, így a platform egy rövid beállítás után az arculati színekben pompázhat, saját logóval díszítve.

A Slack könnyedén elérhető a munkatársak számára böngészőből, viszont aki nem szereti halmozni a nyitott ablakokat, annak érdemes letöltenie az asztali alkalmazást. Mobil app is elérhető, így a legfontosabb üzenetekkel mindig elérhetik a munkatársak egymást, persze csakis munkaidőben, mivel megadható az üzenetek munkaidőn kívüli némítása. :)

Az egyik legnagyobb előnye a Slacknek a megbízhatóságán felül a többi alkalmazással való kompatibilitás. Több száz olyan app van, amellyel integrálható a Slack, köztük a Google alkalmazások, mint a Calendar, Gmail, Drive; a Microsoft alkalmazások, mint a OneDrive, Outlook Calendar, és számos egyéb app is. Mi a Selectornál az Asana alkalmazással integráltuk a Slacket, így hatékonyan nyomon követhetőek a munkafolyamatok. De mi is az az Asana?

Asana: a feladatok hatékony menedzseléséhez

Az Asana a különböző projektek tervezésében, feladatok menedzselésében nyújt nagy segítséget számunkra. Ez egy 15 főig ingyenesen használható program, mellyel feladatokat hozhatunk létre akár magunknak, akár munkatársainknak.

A Selectornál minden munkatársunk külön profillal rendelkezik, így saját naptára van, melybe felviheti a feladatait a határidőkkel együtt. Ezek projektekbe rendezhetők, így az egyes ügyfelekhez kapcsolódó teendők egy átlátható felületen vannak. A feladatok ismétlődőnek is beállíthatók, így a havi, heti szinten aktuális teendők az elvégzés után újra megjelennek a naptárban.

A kedvenc funkciónk az Asanában az, hogy a My Tasks felületnek köszönhetően egy To-Do listát látunk a naptárunkban, és már reggel egyértelművé és átláthatóvá válik, hogy milyen megoldandó feladatok várnak ránk a nap során. Nincs is annál jobb érzés, mikor végzel egy feladattal és kipipálhatod a napi teendők közül. Ráadásul  minden projekthez külön szín állítható be, és a feladatok is prioritás szerint osztályozhatók, így színek szerint rendszerezett teendőket láthatunk mind a listában, mind a naptár nézetben.

Az Asana feladatok osztályozása projektek és prioritás szerint
Az Asana feladatok osztályozása projektek és prioritás szerint
Forrás:
Asana blog

Az Asanában közreműködők és követők is feliratkozhatnak a feladatokra, így a feletteseink, munkatársaink ellenőrizhetik, hogyan állunk egy-egy teendővel. A szabad kapacitást is egyszerűen látjuk a másik naptárát megnézve, így könnyen delegálhatjuk egymás között a feladatokat.

Az Asana szintén rengeteg alkalmazással kompatibilis, Google alkalmazásokkal (Gmail, Naptár, Drive), Microsoft alkalmazásokkal (OneDrive, Teams), és további programokkal, mint a Slack. A Selector csapata két alkalmazás összeköttetést használ az Asana esetében, az egyik a Slack, a másik a Gmail.

A Slack esetében az egyes csatornákhoz hozzáadható az Asana, így egy üzenetből egyszerűen új feladat hozható létre, melyhez egyből megadható a határidő, a projekt és a felelős. Ez hatékonnyá teszi a munkafolyamatokat, hiszen gyakran Slacken egyeztetjük az egyes feladatokat, és így egy pillanat alatt átvihető az Asanába, aminek köszönhetően biztosan nem merül a feledés homályába.

A másik integráció az Asana esetében, melyet ajánlunk, a Gmail bővítmény, mely a G Suite felhasználók számára érhető el. A telepítés után a Gmailben megjelenik az Asana bővítmény, mellyel egy pillanat alatt létrehozható a feladat. Ráadásul a leírásba csatolja az egész levelezést, így könnyen visszaolvasható, hogy pontosan mi  a feladat leírása.

Összegzés

A Slack és az Asana két kiváló alkalmazás, melyek megkönnyítik a csapatmunkát, főként a belső kommunikációt és a különböző feladatok vezetését, delegálását, ellenőrzését. Személyes tapasztalat alapján ajánljuk minden olyan cégnek, ahol egy digitális alkalmazással szeretnék megoldani a belső kommunikációt és a projektmenedzsmentet.

További bejegyzések

Ezek is érdekesek lehetnek

Önfejlesztés
4+1 tipp, hogy a legtöbbet hozd ki a nyaradból önfejlesztéssel
PPC
Facebook bejegyzés promo: forgalom vagy bejegyzéshez fűződő aktivitás kampány?
Analitika
10 lépés ami általában kimarad egy Google Analytics fiók létrehozásakor