5 üzleti folyamat, amit automatizálhatsz ClickUp-űrlapokkal

Ajánlatkérések e‑mailben, jelentkezések PDF‑ben, visszajelzések chaten, jelenléti adatok Excelben. Mire ezekkel bármi történne, már elveszett a kontextus, csúszott a határidő, vagy egyszerűen senki nem érezte igazán magáénak a következő lépést.

Ebben a cikkben körbejárjuk, hogyan válhatnak a ClickUp űrlapjai céges automatizmusaid alapjává: hogyan lehet egy űrlapkitöltésből azonnal feladat, felelős, határidő, utánkövetés és riport - mikromenedzsment nélkül. 

ClickUp: átláthatóság az egész cég szintjén, mikromenedzsment nélkül

Nagyobb szervezetekben a fő kihívást általában nem a feladatok ellátása jelenti, hanem az, hogy a vezetés mikromenedzselés nélkül is valós képet kapjon a mindennapi működésről.

A ClickUp egyik legnagyobb előnye, hogy az egyes területek (legyen szó HR‑ről, értékesítésről, marketingről vagy ügyfélszolgálatról) a saját logikájuk szerint dolgozhatnak, miközben vezetői szinten mégis egységes, összehasonlítható és naprakész adatokat lehet lekérdezni.

A különböző nézetek (lista, csempe, idővonal, naptár…) és automatikusan frissülő kimutatások biztosítják, hogy minden szerepkör - az operatív teendőkért felelős munkatársaktól a felsővezetésig - pontosan azt lássa, amire szüksége van.

#m-1p#Így nincs torzítás, nincs késleltetés, nincs több rémálomszerű, „majd rákérdezek”-jellegű elakadás.##

Mi a Selectornál 2020 óta a ClickUpban szervezzük a mindennapi munkánkat, és több éve dolgozunk hitelesített ClickUp-tanácsadóként is. Első kézből láttuk kisebb-nagyobb KKV-knál és multinacionális környezetben egyaránt, hogyan válhat egy jól felépített ClickUp-rendszer az egész cég motorjává. 

Nézzünk most meg öt olyan területet, ahol egy jól megtervezett űrlap már önmagában képes elindítani egy teljes, automatizált üzleti folyamatot.

Toborzási és HR-folyamatok automatizálása

Nagyobb KKV-knál és multinacionális környezetben a HR-folyamatok komplexitása gyorsan nő: egyre több pozícióra írnak ki toborzást, több a döntési szint, sőt, gyakran többféle nyelvterületet is le kell fedni. 

A jó hír, hogy a ClickUp segítségével a toborzás és beléptetés ad-hoc feladatok sora helyett standardizálható és mérhető folyamattá tehető, és akár a többi területtel (pénzügy, szakmai csapatok, stb.) is összekapcsolható, egyetlen rendszeren belül.

ClickUp-űrlapon beküldött jelentkezések automatikus kategorizálása

A ClickUp űrlapjai lehetővé teszik, hogy “külsős” felhasználók (így például álláskeresők) hozzáférés nélkül is adatokat küldhessenek be a rendszerbe. Elég elhelyezned egyetlen központi jelentkezési űrlapot a karrieroldaladon, álláshirdetések végén vagy akár a belső ajánlói programod részeként is, és már indul is a varázslat.

A beérkező jelentkezések automatikusan feladatokká alakulnak, és a megadott válaszok alapján kategorizálhatók szakterület, senioritás, lokáció, foglalkoztatási forma vagy bármilyen egyedi szempont szerint. Így a jelöltadatbázis nem Excel‑táblákban kallódik, hanem azonnal szűrhető és áttekinthető lesz.

Jól hangzik, igaz? De ez még nem minden!

Jelentkezők automatikus értesítése

Miután megtörtént a jelentkezők kiértékelése, elég átállítani a jelöltekhez tartozó feladat (task) státuszát - például “beérkezett jelentkezés”-ről “telefonos interjú”-ra -, és a rendszer máris képes továbblendíteni a kiválasztási folyamatot. 

Az alapján, hogy mekkora a cég és mi a bevett munkafolyamat, egy okos HR-automatizmussal:

• hozzárendelhető a folyamat a megfelelő HR-felelőshöz,
• automatikus értesítés küldhető a HR-osztálynak vagy a toborzás vezetőjének a további teendőkről, 
• vagy akár küldhető e-mail közvetlenül a jelentkezőnek is a további részletekről.

És fontos, hogy ez nemcsak időt spórol, hanem egységes jelöltélményt is biztosít - ami ma már nem elhanyagolható versenyelőny az employer branding (azaz munkáltatói márkaépítés) területén sem.

Beléptetési folyamat automatizálása

Ahogy egy cég egyre növekszik, úgy egyre fontosabbá válik, hogy minden új belépő megfelelő képzést és teljeskörű információt kapjon.

#m1-p#Egy nagy szervezetben már nem olyan könnyű “zöldfűlűként” csak úgy átgurulni az irodai székkel az egyik terület vezetőjétől a másikig, ha valami nem világos.## 

Ugyanígy az sem ideális, ha emberi hiba vagy információhiány miatt az új belépők egyik fele nem kapja meg a szükséges papírokat vagy képzési anyagokat.

Ezt megelőzhetjük egy automatikusan kiküldhető onboarding feladatsablonnal, ami tartalmaz minden dokumentumot, megnézendő videót, teendőlistát és további információt, amivel az új munkatársnak tisztában kell lennie. Ráadásul így a HR-nek sem kell újra és újra kibogarásznia és összeállítania minden e-mailt, teendőt és útmutatót. 

Ahogy az új belépő kap egy saját onboarding feladatot a teendőivel, úgy természetesen az őt beléptető HR-es is kaphat egy saját beléptetési feladatot, amiben előre meg van határozva, milyen teendpi vannak a beléptetés kapcsán - a szerződéskötéstől az első meetingek megszervezéséig. 

Ez az egész folyamat pedig szintén automatizálható: akár már az ajánlat elfogadásának pillanatában automatikusan létrejöhet a belépési és beléptetési feladatsablon mind az új kollégának, mind a HR-osztálynak.

Így semmi nem marad el, nincs feledésbe merülő e‑mail, és az onboarding élmény is egységessé válik.

2. Értékesítési folyamatok automatikus kezelése

Kevés területen számít annyit a gyors reakció, mint az értékesítésben: egy beérkező ajánlatkérés sorsa gyakran perceken múlik.

A ClickUp összeköthető a weboldalon található ajánlatkérő űrlapokkal, illetve a ClickUp űrlapjai is beépíthetők a cég weboldalába, így minden beérkező érdeklődés automatikusan új feladatként jelenik meg a rendszerben. Ennek nyomán pedig azonnal el is indulhat egy előre definiált értékesítési folyamat.

Ha minden ajánlatkérés külön taskként becsatornázódik a ClickUpba, akkor:

• mérhetővé válik a válaszidő,
• nyomonkövethető minden ajánlat státusza,
• automatizálható az utánkövetés,
• és pontos képet kapunk a sales‑pipeline állapotáról.

Nézzünk alább egy részletes példát is az automatizált utánkövetésre!

‍

Ajánlatkérések automatizált utánkövetése ClickUpon

Tegyük fel, hogy egy érdeklődő kitölti a weboldalon található, akár ClickUppal létrehozott ajánlatkérő űrlapot.

‍A háttérben az alábbi folyamat indul el automatikusan:

1. Létrejön egy ClickUp-task az "Ajánlatkérések" listában: önálló feladatként megjelenik a ClickUpban, előre kitöltött adatokkal (cég, kapcsolattartó, szolgáltatás típusa, határidő). Ha szeretnénk, akár több különböző ajánlatkérési listánk is lehet területenként - ha van olyan mező, ami alapján a ClickUp szegmentálni tudja az ajánlatkéréseket, ezt is automatizálhatjuk, így már a beérkezés pillanatában jó helyen jön létre az új leadhez rendelt task.
2. Felelős automatikus kijelölése: a rendszer a szolgáltatás típusa, a régió vagy egyéb begyűjtött adat alapján hozzárendeli az illetékes értékesítőt, és akár értesíti is erről.
3. Azonnali visszaigazolás az ügyfélnek: a ClickUp-automatizmus e-mailt küld az érdeklődőnek, amelyben megerősíti a beérkezést és jelzi a várható válaszidőt.
4. Utánkövetési határidők létrehozása: a taskhoz automatikusan bekerülnek alfeladatok vagy emlékeztetők (pl. „2 nap múlva follow-up”, „7 nap múlva újra megkeresni”).
5. Státuszvezérelt kommunikáció: amikor az ajánlat státusza „elküldve”-re vált, újabb automatizmus indul el: belső értesítés érkezik a sales vezetőnek, illetve pár nap múlva, ha nem lett továbbléptetve a task, egy udvarias utánkövető e-mail az ügyfélnek.

Természetesen minden cég folyamata más és más, és ez a folyamat is bármely pontján teljesen testreszabható. 

Egy biztos: ehhez hasonló automatizmusokkal garantáltan kevesebb (vagy nulla) lesz az elveszett leadek száma, következetesebbé válik az ügyfélélmény, és lényegesen könnyebbé tehető az értékesítők munkája is. A vezetés pedig külön dashboardon láthatja az ajánlatkérésekhez kötődő statisztikákat - így például azt, mely ajánlatoknál van elakadás, de akár azt is, mennyi időt töltenek az ajánlatkérések egy-egy státuszban.

Ügyfélszolgálati ticketek kezelése és rendszerezése

Ha azt mondjuk, űrlap, valószínűleg sokaknak épp ez a terület jut eszébe, és nem véletlenül: a ClickUp űrlapjai kiválóan használhatók ügyfélelégedettségi kérdőívekhez, hibabejelentésekhez vagy fejlesztési javaslatok gyűjtéséhez is.

Az egyes bejelentések automatikusan címkézhetők (pl. termék/szolgáltatás, sürgősség vagy más paraméter alapján), és ez alapján eldönthető, hogy mikor válik belőlük például:

• webfejlesztői feladat, 
• ügyfélszolgálati ticket
• vagy akár stratégiai döntést támogató adat.

Ha pedig ennél is többre vágyunk, státusz- és időfüggő automatikus emlékezetőkkel a gyors válaszidőről is gondoskodhatunk, segítve az ügyfélszolgálat munkáját.

‍

‍

Következzen ismét a gyakorlati példa!

Hibabejelentési folyamat automatizálása ClickUp űrlappal

A kiindulópontunk legyen az, hogy egy hibabejelentő űrlap kitöltésével létrejön egy új feladat az „Ügyfélvisszajelzések” listában, a megadott adatokkal (melyik termék melyik verziójával kapcsolatos, probléma leírása, sürgősség, csatolt kép, stb.).

Ezt követhetik például az alábbi lépések:

• Automatikus címkézés és priorizálás: a rendszer a kiválasztott mezők alapján címkézi a taskot (pl. „Termék: Webapp”, „Típus: Hiba”, „Sürgősség: Magas”), és ennek megfelelő prioritást rendel hozzá.
• Felelős kijelölése: ha technikai hibáról van szó, a task automatikusan a webfejlesztői csapathoz kerül; ha pedig egyéb hibáról, akkor ügyfélszolgálati ticketként a support csapat kapja meg.
• Státuszvezérelt kommunikáció: a „Folyamatban” vagy „Megoldás alatt” státusz elérésekor automatikus e-mail értesítés mehet az ügyfélnek, így folyamatos visszajelzést kap az ügyintézés állapotáról. Az ügyfélszolgálaton dolgozó munkatársak pedig automatikus értesítést kaphatnak, ha például egy ticket már több napja várakozik "megoldásra vár'" státuszban, frissítés nélkül.
• Visszajelzés kérése: ha az ügyfélszolgálati folyamatba szeretnénk becsatornázni az ügyfélszolgálatunk értékelését is, minden ticket lezárultával automatikus értékelő ívet küldhetünk ki az ügyfeleknek.  

Ha minden visszajelzést egy helyen látunk, akkor már a jelentések lekérése is jóval könnyebb ügy. A rendszer riportjai alapján láthatóvá válik többek között akár az is, mely termékhez érkezik a legtöbb bejelentés, hol magas a sürgős esetek aránya, és mely visszatérő javaslatok indokolnak termékfejlesztési döntést.

Így egyetlen bejelentés sem „vész el” a csatornák között, a visszajelzések pedig nem elszigetelt panaszok maradnak, hanem strukturált, mérhető és üzletileg értelmezhető adatokká válnak.

Tartalommenedzsment és kreatív folyamatok

A ClickUp ideális rendszer lehet a kreatív területen dolgozók számára is: az első ötleteléstől a publikálásig tartó teljes folyamatot leképezhetjük benne. Ezzel kapcsolatban a leghatékonyabb eszközökről már írtunk bővebben egy korábbi cikkünkben is: ClickUp-funkciók tartalomgyártóknak: így tedd hatékonyabbá a kreatív munkát.

‍

Ha az ötletek jelenleg e‑mailben, a kommentek különböző dokumentumokban, a jóváhagyások pedig szóban érkeznek, akkor ideje becsatornázni ezeket egyetlen felületre.

Nézzünk ismét egy gyakorlati példát! 

Automatizált munkafolyamat az első ötlettől a publikálásig, ClickUp űrlapokkal

Akár az ügyfeleknek szeretnénk egy elegáns felületet adni tartalmakkal kapcsolatos kéréseikhez, akár a csapatot akarjuk felvértezni egy adminisztrációt megkönnyítő felülettel, a ClickUp űrlapok sok felesleges egyeztetési kört spórolhatnak meg. 

Tegyük fel, hogy létezik egy “Ötletdoboz” űrlap, ahova akár az ügyfél, akár a csapat feltöltheti a megvalósítandó tartalmakkal kapcsolatos ötleteit. 

Ezt követően például az alábbi munkafolyamat futhat le:

• Beérkezik egy út ötlet: az űrlap kitöltése nyomán az új tartalomötlet taskként bekerül a ClickUp rendszerébe, konkrét paraméterekkel: (célcsoport, csatorna, cél, időszak, stb.) 
• Automatikus kategorizálás: a rendszer a válaszok alapján címkézi a tartalmat (pl. „blog”, „social”, „hírlevél”) és a megfelelő listába helyezi (például az ügyfél neve, a kampány, a határidő vagy más paraméter alapján). 
• Prioritás meghatározása: előre beállított szabály alapján (pl. adott kampányhoz kapcsolódik, rövid határidejű, stb. ) a task magasabb prioritást kap.
• Felelős és sablon hozzárendelése: a taskhoz bármely paraméter (pl. tartalomtípus, tématerület, stb-) alapján automatikusan felelőst rendelhetünk a csapatból, illetve automatikusan alkalmazhatunk rá bármilyen sablont is: blogcikkek esetén létrejöhet egy új dokumentum a Google Drive-on, posztok esetén megjelenhet egy publikálási checklist, és így tovább. 
• Jóváhagyási folyamat indítása: ha a státusz „Jóváhagyásra vár” státuszba kerül, automatikus értesítés érkezhet a jóváhagyónak, illetve emlékeztető a publikálás határidejéről.
• Utánkövetés: miután publikálásra került az adott tartalom, általunk meghatározott idő után automatikus follow-up üzenet érkezhet a megfelelő személynek, hogy számoljon be a teljesítményről.  

Így válthatja ki egy egyszerű űrlap a hosszas, oda-vissza pingpongozott e-maileket. Sokkal elegánsabb - arról nem is beszélve, hogy segít elkerülni az információk elkallódását. 

Jelenléti ívek és napi jelentések gyűjtése és rendszerezése 

Akár napi munkajelentésekről, akár valamilyen képzésről vagy workshopról van szó, a jelenléti ívek kezelése sok cégnél még mindig Excel-táblákban, papíralapú aláíróíveken vagy szétszórt e-mailekben történik. 

Ez nemcsak adminisztratív teher, hanem később komoly riportálási nehézséget is jelent: ki végzett el és milyen munkát, ki vett részt a kötelező képzésen, ki hiányzott, melyik munkavállaló mennyi tréningórát teljesített?

A ClickUpban mindez egyetlen űrlappal strukturáltan kezelhető:

Gyakorlati példa napi jelentések kezelésére ClickUp űrlapokkal

Gondoljunk például egy építőipari projektre, ahol több szakember dolgozik párhuzamosan különböző helyszíneken. A kérdés nap végén nemcsak az, hogy a beosztásnak megfelelően megjelentek-e a megfelelő helyszínen, hanem az is, hogy pontosan milyen munkát végeztek el.

#m1-y#A ClickUpban egy egyszerű, mobilról is kitölthető űrlap segítségével bármelyik munkatárs egy perc alatt  rögzítheti az elvégzett feladatokat - anélkül, hogy ClickUp-hozzáféréssel kéne rendelkeznie.## 

A kitöltés automatikusan taskként jelenik meg a megfelelő projektlistában, előre strukturált mezőkkel, és akár rögtön értesítve a projektvezetőt a beérkező jelentésről. 

Az egyik legnagyobb előny, hogy az űrlapokon akár fotók is beküldhetők. Így a projektvezető valós időben, akár távolról is ellenőrizheti az előrehaladást, anélkül, hogy minden helyszínre személyesen ki kellene mennie, vagy különféle felületeken érkező üzenetekből kéne összevadásznia az egyes projektek fotóit. 

Az adatok ezután automatizáltan feldolgozhatók: a rendszer összesítheti a ledolgozott órákat, sőt akár a pénzügyi elszámolást is előkészítheti. Ha egy adott munkafázis elkészült státuszba kerül, automatikusan értesítés mehet a műszaki ellenőrnek vagy a következő szakági csapatnak. 

Így a napi munkajelentés nem papíralapú adminisztráció, hanem a projektirányítás szerves, átlátható és visszakereshető része lesz.

Összegzés: az űrlap mint az automatizmusok tökéletes kiindulópontja

A ClickUp egyik legerősebb, mégis gyakran alulértékelt funkciója az űrlap.

Sokan nem úgy gondolnak rá, mint a legtöbb automatizált folyamat kiindulópontjára - pedig űrlapokon keresztül tölthetjük fel értékes, új információkkal az adatbázisainkat, az általunk megszabott struktúrában, visszakövethetően, konkrét teendők (akár automatikus) hozzárendelésével. Legyen szó jelentkezésről, ajánlatkérésről, visszajelzésről vagy belső adminisztrációról, az űrlapok segítségével egységesíthető és felgyorsítható az adatbevitel, csökkenthető a fárasztó adminteher, és biztosítható, hogy minden folyamat ugyanazon logika mentén induljon el.

A ClickUp így nem csupán a megbízható feladatkezelőd lehet, hanem egy olyan központi rendszer, ahol az automatizmusok már az első kattintásnál munkába lendülnek, segítve a csapatod munkáját. :)

#promobox#Szívesen vennéd egy tapasztalt csapat segítségét üzleti folyamataid automatizálásához? Örömmel segítünk!##