Szabadulj meg az idegőrlő adminisztrációtól, és irányíts hatékonyabban! Ha vezetőként folyton azon kapod magad, hogy fontos döntések helyett az egyes projektek státusza és a csapatod elakadásai után nyomozol, itt az ideje megbarátkoznod a ClickUp automatizmusaival. Ebben a cikkben bemutatunk néhányat, amit akár már ma bátran bevezethetsz - még akkor is, ha csak most kezdesz ismerkedni a ClickUppal.
Mi az a ClickUp, és mik az automatizmusok?
A ClickUp egy (szinte) mindenre jó projekt- és feladatkezelő platform, amit úgy terveztek meg, hogy teljesen személyre szabhasd - legyen szó napi teendők nyomonkövetéséről, komplex csapatmunka menedzseléséről vagy céges riportok készítéséről. Nálunk, a Selectornál ez a szoftver a mindennapi munka alfája és omegája: marketing ügynökségként itt koordináljuk többcsatornás kampányainkat, itt követjük nyomon, ki, mivel és hogyan halad, és itt kezeljük CRM- és HR-adatbázisainkat is.
Az automatizmusok a ClickUp titkos hatékonyságnövelő fegyverei - segítségükkel mi is rengeteg manuális, ismétlődő lépést spórolunk meg. Olyan apró, de időrabló dolgokat automatizálhatsz velük, mint a feladatok kiosztása, emlékeztetők küldése vagy akár egy új projekt első lépéseinek meghatározása.
Egy jól beállított ClickUp automatizmus olyan, mintha lenne egy láthatatlan asszisztensed, aki mindig időben intézkedik helyetted - és soha nem felejt el semmit. Ráadásul már a teljesen ingyenes csomagban is elérhetők, így kockázat nélkül adhatsz nekik egy esélyt.
Ha jelenleg is használod a ClickUpot
Már félig nyert ügyed van, hiszen nem kell a munkaterületed kialakításával kezdened a folyamatot - juhéj!
Az automatizmusok (azaz Automations) minden ClickUp csomagban elérhetők, így már az ingyenes Free Forever Planben is tesztelheted őket korlátozott számban, de az Unlimited csomagtól kezdve tudod igazán kihasználni az erejüket.
Ugyanakkor szeretnénk arra is felhívni a figyelmet, hogy a jól működő automatizmusokhoz elengedhetetlen a jól átgondolt, mindennapi munkára szabott ClickUp workspace, azaz digitális munkaterület is.
Ideig-óráig működni fognak ugyan a “sebtapaszként”, különösebb rendszer nélkül beállított automatizmusok, de ahhoz, hogy egy átlátható és hosszú távon hasznos háttérgépezetet alkossanak, érdemes egy lépéssel hátrébb kezdened a folyamatot.
Mindenekelőtt gondold át, hogy a workspace jelenlegi kiépítése (a space-ek és mappák hierarchiájától az egyedi mezőkön és feladatstátuszokon át a kialakított teamekig) valóban segítik-e a mindennapi munkát, és logikusan épülnek-e egymásra.
Ha nem vagy benne biztos, hogy mindez a helyén van-e, vess egy pillantást korábbi írásainkra a ClickUp kapcsán, így felmérheted, min lehet még érdemes módosítanod, mielőtt belevágsz az automatizálásba - vagy akár írj nekünk, hiszen hitelesített ClickUp tanácsadóként mi is örömmel segítünk a vakfoltok feltérképezésében.
Ha még nem használtál korábban ClickUpot
Ha korábban még nem volt szerencséd a ClickUphoz, semmi gond, az automatizmusokat teljesen ingyen kipróbálhatod egy pár másodperc alatt létrehozható tesztfiókban is, miközben ezt a cikket olvasod, és utána dönthetsz arról, szívesen megismerkednél-e mélyebben is a felülettel, illetve bevezeted-e a teljes csapat számára.
Természetesen senkit nem bátorítunk arra, hogy egyik napról a másikra térjen át új feladatkezelő szoftverre, pláne egy fontos projekt kellős közepén. Ugyanakkor vezetőként vagy projektmenedzserként mindenképp érdemes legalább egy pillantást vetned a ClickUpra, mert rengeteg különböző iparág, működési modell és projektmenedzsment-szemlélet lefedik számos testreszabható funkcióval.
Ha tetszik a felület és a benne rejlő lehetőségek, de kicsit soknak tűnik egyszerre, ne aggódj - az indulásban segít korábbi blogcikkünk, ahol összeszedtük a hatékony ClickUp workspace kialakításához szükséges tudnivalókat, de természetesen a ClickUp saját súgója is (ez viszont jelenleg csak angol nyelven elérhető).
#m1-p#Íme pár további meggyőző példa, hogyan és mire használhatod a ClickUpot különböző területeken:##
Hogy működnek az automatizmusok?
A ClickUp automatizmusok az “if this, then that” (ha ez történik, akkor az történjen) logika mentén működnek. Ez azt jelenti, hogy egy általad előre beállított esemény (trigger) aktivál egy automatikus műveletet (action).
A beállítások egyszerűen kezelhetők: kiválasztod, mi váltson ki egy automatizmust (pl. státuszváltozás, új feladat létrejötte, egyedi mező frissítése stb.), majd megadod, mi történjen ezután (pl. felelős hozzárendelése, komment hozzáadása, prioritás beállítása, stb.).
A varázslat ott kezdődik, hogy akár több feltételt is kombinálhatsz, és több lépést is hozzárendelhetsz egyetlen automatizmushoz. Így olyan mini-folyamatokat hozhatsz létre, amelyek szó szerint nélküled is működnek.
Tipp: ha először használod, próbálj ki egyszerű automatizmusokat, és teszteld őket egy külön listában, hogy lásd, miként viselkednek a valós munkamenetben. Később bármikor szerkesztheted, kombinálhatod vagy akár inaktiválhatod őket.
Hol lehet ClickUp automatizmusokat beállítani?
Ha úgy érzed, a ClickUp felületed jelenlegi kialakítása már megfelel a Te és csapatod igényeinek, nincs más dolgod, mint a kérdéses munkaterületen (legyen az egy space, mappa vagy lista) a Settings menüpont Automations gombjára kattintani, és már kezdheted is!
10+1 hasznos automatizmus elfoglalt vezetőknek és projektmenedzsereknek
1. Automatikus feladatkiosztás – Ne bajlódj többet a delegálással!
A feladatok egyre csak áramlanak be, és folyton Te próbálod kézben és észben tartani őket, hogy egyik se maradjon gazdátlanul?
Állíts be egy olyan automatizmust, ami assignee-t, azaz felelőst rendel minden feladathoz bizonyos szabályok alapján.
Íme néhány példa:
- Ha egy feladat a "Szerződések" listában jön létre, a “szerződés” címkét kapja vagy esetleg “szerződés folyamatban” státuszba kerül, mehet automatikusan a jogi osztályhoz.
- Ha egy új belépő onboarding feladatai kerülnek rögzítésre, automatikusan több lépés is elindul az egyes alfeladatok kapcsán: a belépő IT-hozzáféréseit az IT-osztály kapja meg, a munkaszerződés adminisztrációját a HR, míg a munkaállomás előkészítését az iroda menedzsere.
- Amikor egy bugot jelentő task jön létre a „Bug tracking” listában, és a „mobil app” címkét viseli, akkor atomatikusan a mobilfejlesztő csapathoz kerül, ha pedig „frontend” a címke, akkor a frontend-fejlesztőkhöz.
#m1-p#Példáinkban láthatod, hogyan kerül például automatikusan minden szerződéskötésig jutó ajánlat a szerződéseket intéző munkatárshoz:##
2. Optimalizáld a workflow-t automatizmusokkal!
Ha folyamatosan elakadnak a folyamatok, elkeverednek teendők vagy egymásra mutogatnak a munkatársak “dehát nem szólt, hogy…” címszóval, az egyes munkafolyamatok (legalább részleges) automatizálása lehet a megoldás.
Ahelyett, hogy a csapat különböző csatornákon (e-mailben, post-iteken, galambpostán vagy pláne szóban) adná az egyes feladatokat kézről kézre, állítsatok be olyan automatizált munkafolyamatokat, ahol semmi nem keveredik el és marad gazdátlanul.
Beállíthatod, hogy egy adott típusú feladat (például új ajánlatkérés, szerződés, számla) beérkezésekor mi legyen a standard folyamat, (feldolgozás, jóváhagyás, aláírás, fizetés…), és hogy ennek során kik, melyik ponton és hogyan kapcsolódjanak be.
Mindegy, hogy könyvelőirodát vagy egy IT-s csapatot vezetsz, ez nagyban megkönnyíti a folyamatok menedzselését - például:
- egy ügyfélszolgálati ticket automatikusan „Folyamatban” státuszba kerül, ha hozzárendelik valakihez. (És ahogy fentebb írtuk, már a hozzárendelést is automatizálhatod!)
- mihelyst elérkezik egy blogcikk publikálási dátuma, státusza frissül „Publikálás alatt”-ra, felelőse pedig az Account Manager csapat lesz (lásd alábbi képünkön)
- egy szerződés a jogi csapattól vagy munkatárstól automatikusan hozzád kerül és magas prioritást kap, mihelyst „Aláírásra vár” státuszba kerül.
- ha egy számla "Fizetve" státuszba kerül, a könyvelő vagy a pénzügyes csapat vagy kolléga azonnal értesül róla egy kommentben.
A fenti eseteket mind beállíthatod az alábbi, példaként megadott logikát követve:
Extra tipp: ahhoz, hogy igazán a saját folyamataidra tudd szabni ezt az automatizmust, használj egyedi státuszokat (pl. jóváhagyásra vár, kiküldve, elszámolva, stb.) - ezeket az adott mappa vagy lista beállításai között adhatod meg.
3. Priorizálj automatikusan, előre megadott feltételek szerint!
Nem minden feladat ugyanolyan fontos - és ennek megértése és tiszta kommunikációja a hatékony munka egyik alappillére. Ha frusztrál, hogy a csapatod nem azzal halad, amivel kéne, vagy gyakran elfelejtődnek fontos határidők és ügyfelek, automatikusan beállított prioritásokkal biztosíthatod, hogy tényleg az kerüljön elvégzésre először, ami a legfontosabb.
Íme ismét néhány példa, ahol jól jöhetnek az automatikusan beállított prioritások:
- Ha egy kiemelt ügyfeled mappájában vagy listájában jön létre új feladat (beérkező igény, rendelés, számla, stb.), ez automatikusan megkaphatja a legmagasabb prioritást.
- Ennek természetesen az ellenkezője is igaz: ha például egy feladat határideje még nagyon messze van (több mint X napra), azt is automatikusan címkézheted, és megadhatod, hogy ez egyelőre alacsony prioritású legyen. Természetesen érdemes ezzel együtt azt is beállítanod, mikor lépjen előre közepes, majd magas prioritású feladattá a határidő közeledtével.
- Rangsorolhatsz az alapján is, ha egy beérkező rendelés vagy ajánlatkérés összege meghaladja az X értéket.
És íme a mi példánk: két nappal azelőtt, hogy elérkezne egy feladat határideje, automatikusan “high priority” státuszba kerül, hogy a hozzárendelt kolléga időben lássa, itt az ideje foglalkozni vele.
Így mindenkinek könnyebb: vezetőként sem kell a prioritásokat mikromenedzselni, és a feladat felelőse is tisztábban látja, milyen feladatokra érdemes fókuszálnia az egyes napokon.
4. Rendszeresen elfelejtődnek a feladatok? Küldj automatikus emlékeztetőt a határidő közeledtével!
Valószínűleg egy vezetőnek sem kell bemutatnunk azt a gyomorgörcsöt, amit (az akár tudtán kívül) sodródó, kallódó, csúszó feladatok jelentenek, pláne egy-egy fontos projekt vagy kiemelt ügyfél esetén.
A folyamatos ellenőrizgetés és a csapat mikromenedzselős “bökdösése” ugyan sztereotipikusan “rossz főnök” viselkedés, pár figyelmes, időben küldött emlékeztető azért sok kellemetlenségtől megkímélhet Téged és a csapatodat.
A ClickUp automatizmusokkal beállíthatod például, hogy ha egy feladatnak közeleg a határideje, automatikusan megjelenjen egy üzenet, és a hozzárendelt személy értesítést kapjon:
Hasznos, ugye? Így a csapatod sem téveszt fókuszt a mindennapi munka során, és te is nyugodtabban alhatsz (már ha nem viszed túlzásba vezetőként az automatikus emlékeztetők alkalmazását, amit senkinek nem ajánlunk… :)).
#promobox-newsletter###
5. Állítsd be vagy frissítsd automatikusan a határidőket!
A teendők listája általában végtelen - de még végtelenebbnek tűnhet, ha nincs kijelölve, melyik feladatnak meddig kell teljesülnie.
Automatizáld a határidők beállítását és frissítését is, így helyetted a ClickUp rendszere gondoskodik majd róla, hogy minden feladat rögtön határidőt is kapjon.
Alábbi képünkön ezt egy fiktív példával illusztráltuk, ahol nemcsak a határidő beállítását, de frissítését is elvégzi helyettünk a rendszer. Íme a lépések:
- Ha egy új megkeresés miatt létrehozunk egy új taskot, az első automatizmussal rögtön hozzárendelhetünk egy +3 napos határidőt, és a rendszer még egy figyelmeztető kommentet is ír, sőt, belefoglalja a beállított határidőt. (Egyébként még számos más mező tartalmát - felelőst, kezdési dátumot, egyedi mezőket - megadhatjuk itt.)
- Majd tegyük fel, hogy az admin osztály elfoglalt, így sajnos nem reagálnak időben a megkeresésére. Ekkor jön a képbe a második automatizmus: ha a feladat határideje lejárt, de a státusza még nem „Kiküldve”, akkor egy újabb művelet aktiválódik, ami átállítja a határidőt aznapra, és azonnal értesíti a felelős személyt vagy osztályt.
Ez a megoldás különösen jól működik minden olyan ismétlődő folyamatnál, ahol a válaszidő kulcsfontosságú - például ügyfélszolgálati ticketek, onboarding lépések vagy ajánlatkérések esetén.
6. Tedd gördülékennyé a projektkezdést automatikusan alkalmazott sablonokkal!
Minden projekt indításánál ugyanazokkal a lépésekkel kell kezdenie a csapatodnak? Esetleg állandóan azon kapod magad, hogy ugyanazokat az feladatokat másolgatjátok? Felejtsd el a manuális ismétléseket!
Állíts be olyan automatizmust, amely új feladat létrehozásakor automatikusan hozzárendel egy-egy előre elkészített sablont. Így rögtön megadásra kerülnek a szükséges alfeladatok, határidők, felelősök és egyéb részletek - idegőrlő kattingatások és hosszú percek helyett egy kattintás és pár másodperc alatt.
Íme néhány terület, ahol egy automatikusan alkalmazott ClickUp sablon jelentősen felgyorsíthatja és hatékonyabbá teheti a munkát:
- Egy digitális marketing ügynökség (mint mi) automatikusan alkalmazhatja a Google Ads Search kampányindítási folyamatot tartalmazó sablont, ha egy új feladat jön létre például a “Kampányok” listában. (Az aktiválási feltételek természetesen ennél is tovább szűkíthetők.)
- Egy szoftverfejlesztő csapat új feature fejlesztésekor automatikusan alkalmazhat egy „Sprint előkészítés” sablont, ami tartalmazza az analízis, specifikáció, fejlesztés, tesztelés és code review alfeladatokat – felelősökkel, határidőkkel együtt.
- Egy HR-osztály új pozíció megnyitásakor automatikusan hozzárendelheti a toborzási folyamat sablonját, amely tartalmazza az álláshirdetés megírását, a hirdetésfeladást, az interjúidőpontok egyeztetését és az onboarding előkészítését is.
- Egy könyvelőiroda pedig egy új ügyfél felvitele után automatikusan hozzárendelheti az onboarding sablont, amely végigvezeti a munkatársat az adatrögzítés, szerződésküldés, jogosultságok beállítása és első konzultációs időpont egyeztetésének lépésein.
A sablonok automatikus használatát kifejezetten ajánljuk olyan ismétlődő munkafolyamatoknál, mint például a termékbevezetések, onboarding, rendezvényszervezés, kampányindítás - és még sorolhatnánk.
+1 bónusz tipp: kombináld az egyes automatizmusokat!
A ClickUp igazi ereje akkor mutatkozik meg, ha az automatizmusokat nem külön-külön, hanem egymással összefűzve használod. Fentebbi példáinkban is megfigyelhetted, hogy szinte csak olyan esetek mutattunk, ahol nemcsak egy, hanem több trigger vagy action is része volt egy-egy automatizmusnak.
Mindenképp azt ajánljuk, hogy hosszú távon olyan automatizmusokat állíts be, amelyekkel több legyet üthetsz egy csapásra.
Íme egy példa, hogyan használhatod ki igazán az automatizmusok tárházát (bár még így is rengeteg a kiaknázatlan lehetőség) és kombinálhatod a fentebbieket egyetlen munkafolyamatban:
- Ha egy új feladat jön létre a „Szerződéskötések” listában, kapja meg automatikusan a „szerződés” címkét és a folyamathoz tartozó checklistet sablon formájában, ezután rendelje hozzá a jogi osztályt vagy felelőst, állítsa át a státuszt „Jogi osztálynál”-ra, és adjon neki közepes prioritást.
- Ezt követően ugyanerre a listára vonatkozóan beállíthatod, hogy érkezzen értesítés vagy emlékeztető Neked és/vagy a feladat felelősének a határidő közeledtéről, illetve a ClickUp módosítsa a feladat határidejét és prioritását, ha elérkezett a határidő, de még nem lépett át a megfelelő státuszba.
- Ha pedig a feladat (szerződés) továbblépett másik státuszba, automatikusan hozzárendelheted a következő felelőst, akit kommentben értesíthet a rendszer a feladat egyes mezőiből behúzott részletekről (összegek, dátumok, kapcsolattartó elérhetősége, stb.), és egy checklist beillesztésével ismertetheti a teendőit.
- Ha ez a lépés is lezárult, egy ehhez hasonló, újabb automatizációval adhatod meg a következő felelőst és teendőit, majd akár azt is, hogy érkezzen értesítés arról is, ha a folyamat sikerrel zárult (a szerződés meg lett kötve, a számla kifizetve, a bug megjavítva…).
Így számtalan különböző lépést és apró adminisztratív nüanszt egyetlen triggerrel elintézhetsz. A bónusz? Mindeközben kevesebb lesz a hiba, kevesebb az elveszett vagy félbehagyott feladat - és több időd marad a valódi vezetői munkára.
Összegzés
Ahogy láthattad, a ClickUp automatizmusai már néhány apró beállítással is komoly változást hozhatnak a csapatod működésében. Nem kell mindenre emlékezni, nem kell mindig ugyanazokat a lépéseket kézzel végigcsinálni - elég egyszer jól beállítani, és onnantól a rendszer végzi helyetted a rutinmunkát. Ez nemcsak időt szabadít fel, de segít abban is, hogy a csapatod következetesen, átláthatóan és hatékonyan dolgozzon.
Ha tetszett a cikk, és kipróbálnád a ClickUp automatizmusokat a saját csapatodban, kezdd kicsiben, de ne feledd: gondolkodj rendszerben! Hosszú távon hatalmas előnyt jelent, ha már az elején egy átgondolt struktúrára építkezel - ebben pedig szívesen segítünk tanácsadóként is. Ha komplikáltabb, akár külsős szoftvereket igénylő automatizációra van szükséged (például e-mailek vagy honlapról érkező űrlapok becsatornázása a ClickUpba), abban is örömmel adunk ötleteket!
#promobox#Érdekel, hogy tudna még többet segíteni a ClickUp a mindennapi munkában? Fordulj hozzánk, hitelesített ClickUp-tanácsadóként örömmel segítünk!##
%20(1)-min.jpg)
