Az alkalmazás, amivel biztosan nem veszel el a teendők között: ClickUp

Több mint egy éve írtunk arról, hogy csapatunk az Asanát használja projektmenedzsment szoftverként, és akkor teljesen elégedettek is voltunk a platformmal. Azonban azóta rengeteget fejlődtünk - hatalmasat nőtt a cégünk, nagyjából megduplázódott a csapatunk mérete, és az Ügyfélkörünk is jelentősen bővült. Egyértelmű, hogy ez a feladataink számának robbanásszerű növekedését hozta. Ugyan néhány projektnél még tökéletesen elboldogultunk a korábbi alkalmazásunkkal, viszont egyre inkább kezdtük azt érezni, hogy valami nagyobbra, komolyabbra, ütősebbre van szükségünk. Mi az, ami letaszította a Selector trónjáról a - sokáig a projektmenedzsment királynőjének tartott - Asanát? Olvasd el cikkünket, és kiderül!

Mi is az a ClickUp?

Ha röviden akarnánk megválaszolni a kérdést, akkor a ClickUp is “csak” egy projektmenedzsment szoftver, de valójában jóval több annál! Elképzelhető, hogy még nem hallottál róla, ugyanis csak néhány éve kezdték el fejleszteni - viszont a 2017-es indulás óta robbanásszerű növekedésben van, és nem csak egyre több kisvállalatnál látjuk, hogy használni kezdték, de olyan óriások is bizalmat szavaztak neki, mint például a Google, a Booking, az Uber vagy épp a Webflow (amiről egyébként épp nemrég jelent meg egy cikkünk!). Ha a legnagyobb techcégek is ezt használják, akkor rossz nem lehet, gondolhatod - és ez így is van, de az alábbiakban részletesebben is elmagyarázzuk, miért érdemes kipróbálnod az appot!

Alap funkciók

Természetesen a ClickUpban is elérhetők azok az alap funkciók, amik bármelyik másik projektmenedzsment alkalmazásban is: létre tudsz hozni mappákat különböző hierarchiákban, amikbe feltöltheted teendőid dátummal, leírással és egyéb adatokkal ellátva, majd ezekhez hozzárendelhetsz felhasználókat, kommenteket. Így mindenki könnyedén nyomon követheti teendőit, értesül a határidőkről, és a csapattal közösen, a részfeladatokat delegálva oldhatjátok meg a projektet.

Viszont a ClickUp ebben is rendkívül rugalmas, és céged konkrét feladataira szabható. Egy szuper funkció az alkalmazásban, hogy minden egységhez külön státuszokat állíthatsz be. Ez azt jelenti, hogy a feladatok nem csak a “to do” és “kész” állapotot vehetnek fel, hanem akár egy bonyolult folyamaton is végigmehetnek. Megadhatod például, hogy egy árajánlat kérés beérkezésekor az elsőként az “ügyintéző kijelölése” állapotba lépjen, majd ha megvan a megfelelő ember, akkor “adatok bekérése” státuszba lép át, majd halad tovább az “ajánlat készítése”, “ajánlat kiküldése” és végezetül az “elfogadott ajánlat” avagy “elutasított ajánlat” stádiumba. Ez rendkívül megkönnyíti a projektek nyomon követését és a csapatmunkát.

Haladó funkciók

További szuper, “haladóbb” előnyei is vannak az alkalmazásnak. Az egyik ezek közül, hogy a hagyományos lista, board és naptár nézeten kívül még számos egyéb is elérhető, aminek köszönhetően mindenki a számára legkényelmesebb formában követheti nyomon a teendőket. A mi egyik kedvencünk például a Gantt-diagram, amit hihetetlen egyszerű, drag&drop módszerrel tudunk elkészíteni úgy, hogy bárki, aki ránéz, azonnal látja, hol tart éppen a projekt. További szuper lehetőség, hogy ezeket a nézeteket olyan emberekkel is meg lehet osztani, akik nincsenek regisztrálva a rendszerbe. Például mi Ügyfeleinknek szoktuk kiküldeni a linket, hogy valós időben lássák, hogy épp min dolgozunk, és hogy haladunk - persze ők csak és kizárólag azt látják, amit megosztunk velük, és beállítható, hogy a belsős kommentekhez ne férjenek hozzá.

Szintén nagyon szeretjük, hogy az alkalmazásban elérhető automatizáció is, így az ismétlődő teendőket könnyedén robotizálni tudjuk. Egy szuper lehetőség a sablonok létrehozása, aminek köszönhetően a feladatok vagy akár mappák struktúráját elmentheted, és később bármikor, könnyedén előhívhatod. Ezekhez hozzáadhatsz leírást, alfeladatokat, checklisteket, sőt, még felelősöket vagy konkrét dátumokat is. Persze azt a ClickUp is tudja, hogy annak semmi értelme, hogy beimportálj egy múltbeli határidőt, ezért automatikusan felkínálja, hogy az időpontokat nem dátumban, hanem napokban méri, és hozzárendeli a megfelelő jövőbeli időponthoz. Emellett ennél komplexebb automatizációs folyamatokat is beállíthatsz, hasonlóan, mint például a Zapierben. Mi előszeretettel használjuk ezt arra, hogy a feladatok a különböző státuszoknál mindig a megfelelő munkatárshoz kerüljenek anélkül, hogy nekünk manuálisan kellene ezzel foglalkozni.

#promobox-newsletter###

Talán most már érzed, hogy milyen sok információt tudunk eltárolni a rendszerben - és ez abszolút a hasznunkra válik! Az alkalmazás ezáltal nem csak a teendők nyomon követésében, de az erőforráskezelésre is remek lehetőséget nyújt, elvégre tisztán látszik, hogy kinél hány feladat van éppen, és ezek milyen stádiumban vannak. Ezt könnyedén a következő szintre emelheted, és dashboardokat, diagramokat készíthetsz arról, hogy melyik munkatárs mennyire van leterhelve, és hova érdemes allokálni a legtöbb kapacitást. Mi ezen felül minden feladathoz időbecslést is megadunk, majd pedig mérjük, hogy valójában mennyi időt fordítottunk az adott teendőre - így a hó végén komplex kimutatásokat is tudunk készíteni arról, hogy miképp tudjuk optimalizálni a működésünket.

Konklúzió

Bízunk benne, hogy most már Te is látod, hogy mi mindenre használható ez az egyetlen alkalmazás, és számos másikat válthatsz ki vele. És még így sem beszéltünk egy csomó olyan funkcióról, ami a munkád más területeit teheti egyszerűbbé. Ott vannak például az űrlapok, amiket könnyedén használhatsz arra, hogy Ügyfeleid hibajegyeket rögzítsenek közvetlenül a projektmenedzsment szoftveredbe. Vagy egy új feature-nek hála most már az egész e-mail kommunikációd is integrálhatod a szolgáltatásba. A lehetőségek tárháza végtelen, szinte bármilyen digitális munkát is végzel, a ClickUp biztosan megkönnyíti azt.

Ha úgy döntenél, hogy kipróbálod, csak ajánlani tudjuk! Szerencsére bármelyik alkalmazást használod jelenleg, a beépített importáló toolnak köszönhetően könnyedén áthúzhatod az összes projekted ClickUpba. Egy gombnyomás, és minden feladatod, felhasználód, sőt, még kommented is megjelenik az alkalmazásban. Pontosan onnan folytathatod a munkát, ahol korábban abbahagytad. A ClickUp fejlesztői nem szerénykednek, ugyanis nem feltételezik, hogy valaha is visszatérsz korábbi alkalmazásodhoz. Nézd csak meg a képet, amivel mi találkoztunk a sikeres importálást követően!

De készülj fel azért arra, hogy a rengeteg - egyébként baromi hasznos - funkció elsőre nagyon bonyolultnak tűnhet, és az első néhány napban sok fejfájást okozhat az átállás. A felület új, a gombok máshol vannak, miközben még struktúra is kicsit más, mint a többi szolgáltatásban. De bízz bennünk, adj neki néhány napot, és rá fogsz jönni, hogy megkönnyíti az életed!

Viszont ha rögtön egy jól átgondolt, komplex, profi rendszerrel szeretnél indítani, akkor szívesen segítünk, hogy megspórold a struktúra kialakítását, a betanulást, majd a csapat tréningjét. Bátran keress minket, hogy akár egy rövid tanácsadás keretében segítsünk megtervezni a tökéletes rendszert a cégednek, vagy el is végezzük az alkalmazás telepítését, a projektjeid importálását, és betanítsuk teljes csapatod a zökkenőmentes átállásra!

#promobox#Szeretnéd Te is felturbózni a projektmenedzsmented?##