Erre jobb felkészülni: mit tehetnek a cégek, ha újra beüt a karantén?

A jelenlegi bizonytalan helyzetben nem tudhatjuk, hogy újra rákényszerülünk-e az otthoni munkavégzésre, ezért nem árt előre felkészülnöd és már most belevetned magad a digitális eszközök és lehetőségek feltérképezésébe. Kezdd cikkünk elolvasásával és tekintsd meg javaslatainkat!

Készítsd el céges anyagaid online is!

Annak érdekében, hogy otthonról is könnyen kezelhesd dokumentumaidat, érdemes ezeket online formába átültetned vagy a felhőbe feltöltened. Ha szükséges, olyan verziót is készíts, amit később munkavállalóiddal, partnereiddel is megoszthatsz.

Ehhez megoldásként választhatod az írásos/szöveges formátumot, vagy akár videós tartalmakat is készíthetsz megosztani kívánt anyagaidból. Utóbbiak akár könnyedebbek és személyesebbek is lehetnek az írásos tartalmaknál.

Céged pénzügyeinek kezelésére már online számlázási rendszereket is alkalmazhatsz, mint például a számlázz.hu vagy a Billingo, és a feladatok kezelését is vezetheted online, amelyre jó opció lehet akár a Trello vagy az Asana.

Adunk néhány tippet ahhoz is, hogy a kommunikációt a megfelelő csatornán bonyolíthasd le kollégáiddal/partnereiddel.

Fontos a megfelelő alkalmazások megtalálása

Ahhoz, hogy a karantén alatt otthonról is egyszerűen tarthasd a kapcsolatot kollégáiddal és partnereiddel, számos ingyen használható videókonferencia alkalmazás áll rendelkezésedre. Ezeket érdemes előre feltérképezned. Lássunk közülük néhányat:

• Microsoft Teams: Használhatod többek között feladatok kiosztására, naptárak szerkesztésére, csoportos csevegések és videóhívások indítására, akár a számítógép elől, akár a mobilodról szeretnél dolgozni.

• Google Hangouts: Szintén egyszerűen alkalmazható csoportos megbeszélések, videóhívások vagy szimplán hanghívások indítására. Elérhető mobil applikáció és webes verzióban, akár letöltés nélkül is.

• Whereby: Hasonlóan az előző két alternatívához, használható többek között csoportos megbeszélések, videó és hanghívások lebonyolítására. Mindezt egy rövid regisztráció után meg is teheted.

• Zoom: Ezt is alkalmazhatod applikáción vagy akár számítógépen/tableten keresztül videókonferenciák fogadására és indítására is. Megtalálod ingyenes verzióban, ám ennek vannak bizonyos limitációi a résztvevők számára vonatkozóan, ezért talán érdemes beruháznod egy fizetős csomagba.

Ha bővebben olvasnál a videokonferenciás alkalmazásokról, olvasd el áprilisi blogbejegyzésünket, melyben 8 különböző programot hasonlítunk össze.

Feljeszd kollégáid online készségeit!

Ma már sokakat nem ér meglepetésként egy-egy digitális eszköz vagy program használata, ám mindig van hova fejlődni, ezért érdemes hangsúlyt fektetni erre a területre munkahelyen belül is.

Ahhoz, hogy kollégáid számára az esetleges karantén alatt is biztosítva legyen a megfelelő tér a munkafolyamatok és a kommunikáció lefolytatására, ajánlott olyan megoldásokat választanod, amelyeket ők is magabiztosan tudnak kezelni.

Érdemes időt szánnod arra, hogy tréningek vagy akár workshopok keretein belül segíts munkatársaidnak elsajátítani a digitális eszköz és rendszerhasználat alapjait, akár ezen témákon keresztül:

• Csoportos hívásokra és megbeszélésekre alkalmas applikációk használatának bemutatása.
• Digitális feladat és projektkezelő platformok megismertetése a kollégákkal.
• Online naptárprogram használatának bevezetése.
• Fájlkezelés és megosztás biztonságos felhő alapú tárhelyek segítségével.

Időben gondoskodj arról is, hogy ezekhez a rendszerekhez meglegyenek a szükséges hozzáféréseik.

#promobox-newsletter###

Hogyan éljük meg a karantént mi?

Bár sokan kizárólag negatívan viszonyulnak a kialakult helyzethez, mégis járhat előnyökkel is, amelyeket érdemes felismerni. Az új szituáció sok szektortól, vállalattól és magánemberektől is rugalmasságot és új megoldásokat kíván, amelyek ez által kreatív képességeinket is fejleszthetik. 

Mi, marketingesek is erre próbáljuk felhasználni a bezártságot: extra szabadidőnket azzal tölteni, hogy még inkább elmélyüljünk gondolatainkban, a helyzet adta újdonságokban, és ezzel együtt még több kreatív tartalmat gyárthassunk. Érdemes az otthon töltött, esetlegesen megnövekedett szabadidőt önfejlesztéssel, új ismeretek szerzésével tölteni, amelyre ma már számos ingyenes online lehetőség áll rendelkezésedre, például Google workshopok.

Összefoglaló

A digitális eszközhasználattal kapcsolatos tréningek jó fejlődési lehetőséget nyújtanak munkatársaid számára, amelyet ők is értékelhetnek. Mivel ez egy aktuális téma napjainkban, nem árt, ha te is naprakész vagy a megfelelő online alkalmazások kapcsán. Ne feledd, a karanténnak nem csak hátrányai lehetnek. Használd ki ezt a kihívásokkal teli időszakot és engedd szabadjára kreativitásod!

#m1-y#Készülj fel megfelelően az esetleges korlátozásokra, olvass további távmunkával kapcsolatos tartalmakat itt.##