A koronavírus-járvány már számos kihívás elé állította a hirtelen home office-ra kényszerült csapatokat. A legtöbb szervezetnek hamar sikerült átállnia az online meetingekre, és a feladatok delegálását is sikerült megoldani valahogy. Azonban számos cégnél az otthonról való munkavégzés legnagyobb akadálya a bizalmatlanság: honnan tudom, hogy a munkavállaló valóban dolgozik, és nem csak a lábát lógatja egész nap? Mi van, ha a munkaidejének 80%-át a Netflix teszi ki, és csak a maradék 20%-ban koncentrál a munkára? Nem kell azonnal visszarendelni mindenkit az irodába, ugyanis ma már rendkívül komplex időmérő alkalmazások érhetők el, amelyek segítenek abban, hogy tudd, munkavállalóid pontosan mivel is töltik az idejük - és hidd el, még ennél is jóval többet megtudhatsz általuk!
Mire is jó egy time tracking alkalmazás?
A bevezetőben találkozhattál már azzal a funkcióval, amely miatt a legkézenfekvőbb lehet egy time tracking alkalmazás bevezetése - a bizalmatlanság és a kíváncsiság. De ennél jóval több lehetőség rejlik benne! Természetesen az időmérés mit sem ér, ha csak úgy céltalanul írjuk az órákat, elvégre azt papírfecniken is megtehetnéd. Az alkalmazása valójában akkor nyer értelmet, amikor az időtartamokat nem csak munkavállalókhoz, hanem projektekhez, feladatokhoz és ügyfelekhez tudod rendelni.
Ha már most is használsz valamilyen projektmenedzsment szoftvert, akkor szinte biztos, hogy a time tracking szolgáltatásokat hozzá tudod kapcsolni ehhez. Így amikor valaki elkezd foglalkozni egy adott feladattal, akkor elég csak megnyomnia a START gombot, és Te a hónap végi kimutatásban már látsz is ezernyi olyan információt, amelyek segítségével hatékonyabbá teheted működésed! Láthatod például, hogy munkatársaid hány órát töltöttek a feladatokkal - ezáltal kiderülhet, hogy egyes alkalmazottak túl vannak terhelve, miközben mások halálra unják magukat. Vagy az is kiderülhet, hogy a vállalkozásod mellékbevételét jelentő szolgáltatások kétszer annyi időráfordítást igényelnek, mint a high ticket termékeid. Persze fény derülhet arra is, hogy a legapróbb ügyfeleid kötik le csapatod legnagyobb részét, miközben jóval kevesebb bevételt hoznak, mint nagyobb partnereid.
Összefoglalva tehát rengeteg fontos információval lehetsz gazdagabb a time tracking alkalmazások jelentéseinek köszönhetően. Sőt, még akkor is hasznodra válhat az időmérés, ha egyedül dolgozol, ugyanis általában lehetőség van becsült időráfordítások megadására, valamint számlázható és nem számlázható órák mérésére. Így szabadúszóként is megkönnyítheti a dolgod, ha ügyfeleiddel óradíj alapú konstrukcióban számolsz el.
#m1-y#Nézzünk meg néhány konkrét alkalmazást, amikkel kihasználhatod ezeket az előnyöket!##
Az olyan főbb funkciók, mint a számlázható és nem számlázható órák, becsült időráfordítások megadása, büdzsékezelés, testreszabható jelentések és dashboardok készítése mindegyik szolgáltatás esetén elérhetők.
#promobox-newsletter###
Toggl Track
A Toogl Track talán a legismertebb időmérő alkalmazás - nem véletlenül, ugyanis már 2006 óta fejlesztik a szolgáltatást, amelyből azóta több másik is kinőtt. De mi most maradjunk csak a time trackingnél, azaz a Track-nél. Egyik új fejlesztésük egyébként egy projektmendzsment szoftver, természetesen ezzel van a legnagyobb összhangban, de könnyedén integrálható Asanával, Trelloval, Jirával és ClickUp-pal is, továbbá Slackkel és Google Calendarral is összeköthető - így bármely rendszer használójának ideális választás lehet.
Könnyedén hozzáférhető, ugyanis használható weben keresztül, asztali alkalmazással, mobil appal vagy akár böngészőbővítménnyel is. A legfontosabb alapfunkciókon felül lehetőség van offline időmérésre, alkalmazáshasználaton alapuló automatikus időmérésre valamint figyelmeztetéseket is küld, ha elfelejtetted elindítani vagy leállítani a mérést. Emellett beállíthatsz időzített jelentéseket is, hogy mindig tisztában legyél a számodra legfontosabb adatokkal.
Elérhető ingyenes csomag is, azonban ebbe csak 5 felhasználót tudsz hozzáadni, továbbá az összes funkciók sem éred el. A fizetős csomagok között már nagyobb szabadságot kapsz, ezek havonta $9-18 között mozognak.
Harvest
A másik nagyágyú a Harvest, amely szintén kínál integrációt a legismertebb projektmenedzsment alkalmazásokkal, valamint ugyanúgy használható weben, asztali alkalmazáson vagy mobil appon keresztül, valamint böngészőbővítmény segítségével is. Itt is lehetőséged van offline időmérésre, és figyelmeztetéseket is kapsz, ha megfeledkeznél a time trackingről.
Vannak azonban eltérések is: egy hasznos funkció lehet, ha beállíthatod, hogy a mérések csak azután legyenek aktívak, miután jóváhagytad őket - így kiszűrheted kollégáid trükközését, figyelmetlenségét, vagy szimplán csak elbírálhatod, hogy melyek azok az órák, amelyeket kifizetsz neki, és melyek, amiket nem.
Emellett a Harvesttel nem csak az időráfordításokat könyvelhetik el a csapattagok, de akár kiadásokat is: ha utazásra, üzleti vacsorára vagy bármi másra kellene költenie valakinek, könnyedén beírhatja az alkalmazásba, amely mellé akár nyugtát is csatolhat.
A szuper feature-öknek azonban ára van, méghozzá az, hogy egy viszonylag alapnak számító funkció, a becsült időráfordítások megadása plusz előfizetést igényel - ugyanis ezt csak Forecast nevű fejlesztésük kínálja.
De a Harvest esetén szintén elérhető ingyenes csomag, azonban ez 1 felhasználóra és 2 projektre van korlátozva. A Forecast nélküli teljes funkciólista havi $12-ért érhető el.
Everhour
Az Everhour nevével is gyakran találkozni - nem véletlenül, ugyanis rendkívül kedvező áron kínálnak egy letisztult, fiatalos és sokoldalú rendszert, amely csakúgy integrálható a legtöbb projektmenedzsment szoftverrel és a Slack-kel, mint a korábban bemutatott alkalmazások. Azonban érdekesség, hogy az Everhourt nem lehet közvetlenül összekötni Google Calendarral, így nehézségekbe ütközhetsz, ha például meetingeken, rendezvényeken töltött időket is mérni szeretnél. Csakúgy hiányosság lehet az asztali alkalmazás is, ugyanis a szolgáltatást csak weben, mobil appon vagy böngészőbővítményen keresztül tudod használni.
Az Everhour funkcióinak sora is szerényebb, de a legalapvetőbb méréseket el tudod végezni a segítségével. Sőt, itt is kérhetsz figyelmeztetést, ha megfeledkeznél a stopper elindításáról, az órákat jóváhagyhatják vagy elutasíthatják az adminisztrátorok, és a Harvesthez hasonlóan akár még a kiadásokat is elmenthetitek. Amikor a reportolásra kerül a sor, azokat akár időzítheted is. Az offline módról és az alkalmazáshasználaton alapuló automatikus időmérésről azonban le kell mondanod.
Ugyanakkor lehet, hogy megéri meghozni ezeket a kompromisszumokat, mivel az Everhour teljesértékű csomagja mindössze $5 kerül csak havonta felhasználónként. Ennek ellenére elérhető ingyenes csomag is, amelyet 5 felhasználóig használhatsz korlátozott funkcionalitással.
Clockify
A Clockify nagy hangsúlyt fektet arra, hogy szemléltesse, milyen sok funkció érhető el rendszerükben, ráadásul látszólag költségek nélkül. Szinte az összes konkurenciával össze is vetették már magukat egy-egy cikkben - könnyű azt hinni, hogy ez a legokosabb és legolcsóbb alkalmazás mind közül. De vajon tényleg ez a jó választás?
Szó se róla, egy nagyon praktikus szolgáltatásról beszélünk, amit használhatsz weben, asztali alkalmazással, mobil appal vagy böngészőbővítménnyel is. Emellett összekötheted kedvenc projektmenedzsment szoftvereddel vagy Google naptáraddal, egyedül a Slack integrációról kell lemondani.
A funkciók listája valóban nagyon gazdag, a legalapvetőbb feature-ökön kívül elérhető offline mérés, automatikus stopperezés és időmérésre figyelmeztetés is. Azt azonban nem emelik ki az összehasonlításokban, hogy a mérések jóváhagyása, kiadások kezelése és a jelentések időzítése csak más szoftverek kiváltsága.
Ettől még persze ideális választás lehet számodra, az ingyenes csomagban ki is tudod próbálni a legalapvetőbb funkciókat, korlátlan felhasználóval és projekttel. Érdekesség, hogy a fizetős opciókat nem felhasználónként számolják - egyszeri $9,99 vagy $29,99-ba kerül havonta.
#promobox#Nem mersz belevágni egyedül az időmérő rendszer bevezetésébe, projekt menedzsment támogatásra lenne szükséged?##
Konklúzió
Szerencsére jó néhány alkalmazás rendelkezésedre áll, ha időmérésre adod a fejed. Természetesen a legjobb, ha ezt házon belül, a már használt szoftverekkel meg tudod oldani - ha ilyen nem áll rendelkezésre, akkor mindenképp érdemes olyat választanod, ami integrálható a projektmenedzsment szolgáltatásotokkal. Ha ez alapján kellően leszűkítetted a kört, akkor alaposan tanulmányozd át a funkciók listáját, mert ha egyszer elkötelezted magad, onnantól már nehéz a váltás!
#m1-y#Segítünk Neked egy táblázattal, hogy melyik lehet a legmegfelelőbb számodra:##
